Von Michael Martin

Der Reise- und Abenteuervortrag hat seinen festen Platz in der Veranstaltungslandschaft großer wie kleiner Städte gefunden. Das Spektrum der Vortragsveranstalter reicht von Alpenvereinssektionen über Kulturkreise und Volkshochschulen bis hin zu Tageszeitungen.

Sie präsentieren nicht nur Einzelvorträge, sondern oft ganze Vortragsreihen. Diese bieten sowohl dem Publikum als auch den Veranstaltern eine Reihe von Vorteilen, die allerdings nur dann zum Tragen kommen, wenn verschiedene Punkte beachtet werden.

Unsere Tipps

Das Vortragsprogramm

Am Anfang steht die Überlegung, ob das Programm der Vortragsreihe einen regionalen oder thematischen Schwerpunkt haben soll. Oftmals ist es aber nicht einfach, für einen bestimmten Schwerpunkt genügend Vorträge zu finden. Die meisten Veranstalter schränken ihre Vortragsreihe daher thematisch nicht ein und setzen vielmehr auf ein breites Spektrum von Themen.

Das erste Vortragsthema der neuen Saison sollte einen guten Besuch erwarten lassen, da sich die Besucherzahl der ersten Veranstaltung auf die Besucherzahlen der nachfolgenden Veranstaltungen auswirkt. Ansonsten sollte bei der Zusammenstellung des Programms Qualität im Vordergrund stehen. Sehen Sie sich die Informationen und Unterlagen der Referenten genau an und holen Sie sich möglichst Empfehlungen anderer Veranstalter und Referenten ein.

Die Anzahl der telefonischen Nachfragen einzelner Referenten sollte jedenfalls nicht über eine Buchung entscheiden! Geben Sie auch unbekannteren Namen eine Chance, sofern die Unterlagen einen guten Eindruck machen und Referenzen vorliegen.

Herausstellen des Reihencharakters

Der Hauptvorteil einer Vortragsreihe liegt neben Rationalisierungseffekten vor allem darin, dass die Vortragsbesucher die Sicherheit haben, dass die angebotenen Vorträge ein bestimmtes Qualitätsniveau besitzen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Bevölkerung den von Ihnen angebotenen Vortrag auch als Vortrag Ihrer Vortragsreihe erkennt.

Dies ist durch folgende Maßnahmen einfach zu gewährleisten: Geben Sie Ihrer Vortragsreihe einen Namen und treten Sie gleichzeitig als Vortragsveranstalter in Erscheinung. Das trägt zur Unverwechselbarkeit Ihrer Veranstaltungsreihe bei und fördert die Besucherbindung. So sollte Ihr Veranstaltername und der Name Ihrer Vortragsreihe auf den Datumsaufklebern der Plakate, auf den Eintrittskarten und auf einem Werbedia stehen, das Ihnen der Referent vor dem Vortrag sicher gerne projeziert. (z.B. Kulturkreis xy präsentiert „Die Welt in Bildern“).

Eine Begrüßung des Publikums durch den Veranstalter unterstreicht ebenfalls den Reihencharakter. Kostengünstig und wirkungsvoll kann der Reihencharakter durch ein Programmblatt oder ein ausführliches Programmheft betont werden, in dem das gesamte Programm mit Kurzbeschreibung der Vorträge dargestellt ist.

Honorare

Die Honorarhöhe hängt von der Qualität des angebotenen Vortrags, von der Bekanntheit der Referenten, der Anfahrtsstrecke, der Besucherzahl, den Eintrittspreisen und von den Möglichkeiten des Veranstalters ab und ist damit Verhandlungssache zwischen Veranstalter und Referent.

In manchen Fällen werden auch Vereinbarungen getroffen, welche die Honorarhöhe von der Besucherzahl abhängig machen, wobei eine Mindestsumme garantiert wird.

Wichtig ist, dass klare Vereinbarungen getroffen werden. So sollte geklärt werden, ob das Honorar Fahrt- und Übernachtungskosten enthält. Ferner sollte besprochen werden, ob das Honorar zuzüglich Mehrwertsteuer bzw. inclusive Mehrwertsteuer zu verstehen ist. Eine schriftliche Fixierung hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Eintrittspreise

Die Eintrittspreise für Multivisionsvorträge schwanken zwischen € 12.– und € 24.– . Veranstalter, die nicht auf Kostendeckung angewiesen sind, kalkulieren anders als Veranstalter, die gewinnorientiert arbeiten. Sehr niedrige Eintrittspreise (unter € 10,– ) bergen die Gefahr, dass der Wert der Veranstaltung vom Publikum unterschätzt wird. Zu hohe Eintrittspreise schrecken das Publikum ab. Die Erfahrung zeigt, dass Eintrittspreise um € 15,- bis € 17,- Euro für einen guten Vortrag vom Publikum akzeptiert werden.

Manche Veranstalter weisen bestimmte, hochqualitative Vorträge in ihrer Vortragsreihe als Sonderveranstaltung aus und verlangen hierfür einen höheren Eintritt. Fast alle Veranstalter gewähren Schülern, Studenten, Sozialhilfeempfängern etc. eine Ermäßigung gegen entsprechenden Ausweis. Der Preisunterschied des ermäßigten Preises zum Normalpreises sollte aber nicht mehr als 25% betragen.

Das Angebot von Abonnements trägt erheblich zur Besucherbindung bei. Da viele Besucher nicht alle, aber doch mehrere Vorträge der Reihe besuchen möchten, bieten sich verschiedene Abo-Arten an. Die Abonnements können wahlweise als übertragbare oder nicht übertragbare Abonnements angeboten werden.

Sponsoring

Sponsoring ist ein heute gesellschaftlich akzeptiertes Mittel, kulturelle Veranstaltungen zu finanzieren. Es ist wesentlich einfacher, einen Sponsorpartner für eine ganze Vortragsreihe zu finden, als für eine Einzelveranstaltung. Hierfür bieten sich Reisebüros, Buchhandlungen, und Reiseausrüstergeschäfte an. Den in Frage kommenden Firmen könnten folgende Werbemöglichkeiten angeboten werden:

Logoabdruck auf den Plakaten, Eintrittskarten und Programmblättern
Anzeige im Programmheft (sofern vorhanden)
Werbedia vor jeder Veranstaltung
Werbetisch bei jeder Veranstaltung
Mündliche Nennung bei der Begrüßung und schriftliche Nennung bei redaktionellen Zeitungsbeiträgen

Ist eine Firma an allen genannten Werbemöglichkeiten interessiert, kann dies erheblich zur Finanzierung der Kosten beitragen. Manche Firmen sind daran interessiert, die Gegenleistung in Form von Anzeigen zu erbringen.

Pressearbeit

Pressearbeit ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg einer Vortragsreihe. Es lohnt sicher, die Vortragsreihe bei persönlichen Redaktionsbesuchen den Zeitungen vorzustellen. Ist ein persönlicher Kontakt zu einer Redakteurin/Redakteur erst einmal hergestellt, gelingen leicht weitere Veröffentlichungen. Ideal ist es, wenn die Vortragsreihe zum Auftakt als Ganzes vorgestellt wird und die einzelnen Veranstaltungen in den jeweiligen Ausgaben dann nochmals einzeln angekündigt werden.

Voraussetzung für eine effektive Pressearbeit sind gute Presseunterlagen. Redakteure schätzen gut geschriebene, prägnante Texte, die bereits auf Datenträger vorliegen. Die Pressebilder sollten aussagekräftig und von guter Qualität sein. Redaktionen bevorzugen größere Formate (2000px-3000 px längste Seite)

Sehr wirkungsvoll ist eine Nachberichterstattung der einzelnen Veranstaltungen. Damit wird die Aufmerksamkeit der Leser auf die Vortragsreihe gelenkt und es kann auf die nächste Veranstaltung bereits hingewiesen werden.

Manchen Veranstalter gelingt es, die Zeitung für eine Präsentation der Vortragsreihe zu gewinnen. Die Zeitung erhält die unter „Sponsoring“ genannten Werbeplätze und schaltet im Gegenzug kostenlos Anzeigen und platziert verstärkt redaktionelle Artikel. Die örtliche Zeitung kann ihren Lesern auf diese Art und Weise Veranstaltungen bieten, ohne sich um die Organisiation kümmern zu müssen.

Vorverkauf

Die Einrichtung eines Kartenvorverkaufs hat für alle Seiten Vorteile: Der Zuschauer kann sich rechtzeitig eine Karte sichern, der Veranstalter hat frühzeitig einen Überblick über die zu erwartende Besucherzahl und kann die Saalgröße (z.B. durch Stuhlzahl, Trennwände) entsprechend anpassen. Vor allem sieht der Veranstalter aber die Wirkung seiner Werbung und kann diese kurzfristig verstärken. Ein weiterer Vorteil ist, dass schlechte Witterungsverhältnisse (Regen, Glatteis) die Zahl der verkauften Karten nicht mehr so stark einbrechen lassen.

Der Vorverkauf kann durch den Veranstalter selbst erfolgen oder durch eine Vorverkaufsstelle. Handelt es sich um eine Vorverkaufskasse, werden ca. 10% Vorverkaufsgebühr fällig, die in der Vortragsbranche meistens vom Kartenkäufer getragen werden. Oftmals übernehmen aber auch Buchhandlungen und Reisebüros kostenlos den Vorverkauf, um die Kundenfrequenz im Ladengeschäft zu erhöhen.

In den letzten Jahren hat der Online-Kartenvorverkauf enorm an Bedeutung gewonnen. Hierfür stehen Dienstleister wie Eventim, Reservix, ztix,, Nordwestticket usw. zur Verfügung, mit denen ein Vertrag geschlossen werden müsste. Die einbehaltene Vorverkaufsgebühr beträgt in der Regel 10%, die Systemgebühr 0,70 bis 1 Euro. Dann steht Ihre Veranstaltung bei jenen Vorverkaufsstellen zum Vorverkauf zur Verfügung, die einen Vertrag mit einem der Dienstleister haben. Im Falle von Eventim sind das praktisch alle Vorverkaufsstellen. Darüber hinaus bieten diese Dienstleister auch einen sogenannten „Print at home“ Service an, der dem Besucher erlaubt, die Karte zuhause selbst auszudrucken.

Alternativ könnten Veranstalter auch einen eigenen Online Shop für den Kartenvorverkauf anlegen bzw. auf den Online-Kartenvorverkauf des eingeladenen Referenten zurückgreifen, der treuhänderisch die Karten verkauft und dann mit dem Veranstalter abrechnet.

Das heutigen Möglichkeiten des Online-Kartenvorverkaufs haben dazu geführt, dass ein Großteil der Karten für einen Veranstaltung im Vorverkauf abgesetzt wird, was die Planungssicherheit erhöht.

Werbung

Wichtigstes Werbemedium für Reise-Diavorträge sind nach wie vor Plakate. Fast alle Referenten haben für ihre Vorträge passende Farbplakate, die vom Veranstalter mit Terminaufklebern versehen werden. Die Erfahrung zeigt, dass derartige Plakate eine höhere Werbewirkung entfalten als Kombiplakate, auf denen alle Vorträge der Vortragsreihe aufgelistet sind. Diese können aus Kostengründen meist nur einfach gestaltet werden und verlieren mit der Zeit ihren Aufmerksamkeitswert. Wichtig ist aber, dass durch entsprechenden Hinweis auf dem Terminaufkleber klar wird, dass der Vortrag zu Ihrer Vortragsreihe gehört.

Es wäre ein Fehler, an der Plakatanzahl zu sparen. 10 oder 20 Plakate reichen auch für eine Kleinstadt nicht aus. Mit etwas Einfallsreichtum sind in jeder Stadt 50 Plakate und mehr unterzubringen, zumal viele Plakate bereits nach wenigen Tagen wieder ersetzt werden müssen. Beim Anbringen der Plakate sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt: Betriebskantinen, Sportstätten, öffentliche Gebäude, Schulen, Arztpraxen, Geschäfte – kurzum alle Orte, die von vielen Personen aufgesucht werden, bieten gute Voraussetzungen für eine entsprechende Werbewirkung des Plakats. Plakatierung ist zeitintensiv. Es lohnt sich, einen Helfer (z.B. Schüler, Student) für diese Tätigkeit „auszubilden“. Meist wird eine derartige Plakatierung mit 0,50 Euro/Plakat abgerechnet. Werden von den Referenten verschiedene Plakatformate angeboten, ist es sinnvoll, die Größen zu mischen (z.B. 50% DIN A 3 und 50% DIN A 1).

Während eine intensive Pressearbeit für den Erfolg einer Vortragsreihe von großer Bedeutung ist, hat sich gezeigt, dass Anzeigen in Zeitungen sich aufgrund der hohen Kosten nicht rechnen.

Große Bedeutung haben Programmblätter oder noch besser Programmhefte, die nicht nur an das anwesende Publikum verteilt werden, sondern auch im Vorfeld der Veranstaltungen zur Werbung eingesetzt werden können.

Ferner sollten die Vorträge in den Veranstaltungshinweisen der Monatszeitungen, der Monatsprogrammhefte (oftmals frühen Redaktionsschluss beachten!) und in den Veranstaltungshinweisen der privaten und öffentlichen Rundfunksender veröffentlicht werden. Derartige Veranstaltungshinweise können aber eine intensive Plakatierung und eine gute Pressearbeit nicht ersetzen.

Bewerbung im Internet:
Das Internet bietet vielfältige Möglichkeiten für die Bewerbung einer Vortragsreihe. An vorderster Stelle wäre die Einrichtung einer eigenen Website zu nennen, welche nicht nur das Programm vorstellt, sondern auch Infos zur Anfahrt, Parken, Gastronomie bietet. Ferner sollten auf der Website die Karten für die Veranstaltungen online zu kaufen sein. (siehe Vorverkauf). Wünschenswert ist auch eine Kontaktadresse für Rückfragen per e-mail.

Ferner bieten Facebook und andere soziale Medien vielfältige Möglichkeiten, einen Vortragsreihe zu bewerben und Besucher langfristig zu binden.

Ein wichtiges Werbeinstrument sind Newsletter, die vom Veranstalter in regelmäßigen Zeitabständen an die Besucher verschickt werden. Vorraussetzung hierfür ist ein ausreichend großer Stamm von E-mail-Adressen, die durch Gewinnspiele und durch den Online-Kartenvorverkauf gesammelt werden können.

Downloads

PDF Downloads von unseren Mitgliedern

  • Metadaten und Bilddatenbanken / GBV Seminar von Dr. Martin Schulte-Kellinghaus / April 2010 – DOWNLOAD
  • Für die Ewigkeit – Metadatenstandards für´s Bildarchiv / Autor: Andrea Trinkwalder / c’t 2006, Heft 16 – DOWNLOAD
  • Brush your Sensor – Finding, preparing, testing and using brushes to clean the sensor on your digital SLR / Englischer Text – DOWNLOAD
  • Anleitung zur Sensorreinigung – Quelle: Fotocomunity.de / Autoren: Felix Huber , Marc.S., u.a. – DOWNLOAD
  • Lampenfieber – Was man dagegen tun kann. / BaZ Juli 2009 – DOWNLOAD
  • METADATEN, das große Rätsel – Richtlinien zum Umgang mit Metadaten (englisch) – DOWNLOAD
  • Wie echt muß, wie frei darf Fotografie sein? (Artikel aus: ZEIT ONLINE 24/2008 S. 20) – DOWNLOAD
  • Zum Thema „Copyright“ / Streit um ein Affen-Selfie: Tierschützer versus Fotograf / Quelle Badische Zeitung – DOWNLOAD